Introduccion

El sistema de información gerencial (MIS, Management information system) es uno de los cinco subsistemas principales del CBIS. Su propósito es satisfacer las necesidades de información generales de todos los gerentes de la compañía o de alguna subunidad de organización de la compañía. Las las subunidades pueden basarse en áreas funcionales o niveles gerenciales.

El MIS proporciona información a los usuarios en forma de informes y salidas de simulaciones hechas con modelos matemáticos. Los informes y las salidas de los modelos se pueden preparar en forma tabular o grafica.

Las influencias del comportamiento siempre son importantes para el desempeño de los sistemas de información, pero en el caso de los sistemas de información organizacional como el MIS son cruciales. Los gerentes y los especialistas en información pueden establecer programas diseñados para transformar en resultados positivos los efectos negativos de las influencias del comportamiento.

El MIS refleja el deseo de los ejecutivos de poner la computadora a disposición de todos los que resuelven los problemas de la compañía. Una ves que el MIS esta instalado y funcionando según lo planteado, puede ayudar a los gerentes y otros usuarios tanto dentro como fuera de la compañía a identificar y entender los problemas.

¿Que es un MIS?

Para mediados de la década de los 60 (Sesenta), la mayor parte de las compañías grandes ya habían superado por fin las tribulaciones de implementar sus primeros sistemas de cómputo. Había sido una tarea difícil, pues tales organizaciones habían acumulado enormes volúmenes de datos y se había requerido muchos esfuerzos para poner los datos en una forma que fuera aceptable para las computadoras. El conocimientos de las computadoras dentro de la compañías estaba limitado a puñado de especialistas en información, esos especialistas no tenían experiencia real en conducir la implementación através de los pasos del ciclo de la vida de los sistemas. Los logros llegaron poco a poco, por ensayo y error.

Las compañías tenían un punto a su favor durante esos tiempos difíciles: al realizar las tareas de procesamiento de datos la computadora se aplicaba exactamente de la misma manera que las maquinas operadas con teclas y con tarjetas perforadas. Las tareas del sistema de información contable (AIS) estaban bien definidas y afectaban primordialmente los departamentos de contabilidad de la compañías. La implementación de los sistemas consistía básicamente en transformar las rutinas antiguas a una forma computarizada.


Primeros esfuerzos de MIS

Con los AIS establecidos y funcionando, ni los especialistas en información de las compañías ni los fabricantes de computadoras querían que la actividad de computo se estancaran, así que buscaran nuevas áreas de aplicación. No pasó mucho tiempo antes que se dieran cuenta de que la producción de información de los AIS dejaba mucho que desear. Durante muchos años la tecnología – las maquinas operadoras con teclas y con tarjetas perforadas – había sido incapaz de proporciona información a la gerencia. Cuando la gente se dio cuenta de que la computadora podía cerrar esa brecha, la tarea le pareció sencilla.

Las compañías que intentaron introducir los primeros MIS se dieron cuenta de que la tarea estaba muy lejos d ser sencilla. Resulto que la barrera más difícil de superar la formaban los gerentes. Como grupo, los gerentes nada sabían de computadoras ellos conocían su trabajo, y habían desarrollado estrategias para resolver problemas, pero no habían meditado formalmente en el papel que la información desempeñaba en sus actividades. El resultado es que para los gerentes era difícil expresar que necesitaba exactamente del MIS.

Este escenario era frustrante para los especialistas de información. Puesto que ellos sabían poco de administración, no sabían que preguntas hacer. Los especialistas de información decidieron que la única información era que los diseñara e implementaran sistemas para producir información que ellos creían que los gerentes necesitaban. Se hizo esto, pero en muchos casos las conjeturas de los especialistas de información estaban equivocadas, y nadie usaba sus sistemas.

Con el tiempo, a medida que los gerentes comenzaron a conocer las computadoras, tomaron conciencia de la lógica en la que basaban los procesos que ellos seguían para resolver problemas, y fueron capaces de describir sus necesidades de información los especialistas en informaron, por su parte, aprendieron los fundamentos de administración y a colaborar con los gerentes en el diseño de sistema de información. Los MIS se diseñaron para ajustarlos a las necesidades de los gerente, y finalmente se establecieron como una área importante de aplicación de las computadoras.

Una definicion de MIS

Definimos un sistema de información gerencial (MIS) como un sistema basado en computadoras que proporciona información a usuarios que tiene necesidades similares. Los usuarios generalmente constituyen una entidad organizacional formal: la compañía o una subunidad subsidiaria. La información describe a la compañía o a uno de sus principales sistemas en términos de lo que ha sucedido en el pasado, lo esta sucediendo en el presente y lo que es probable que suceda en el futuro. Generalmente se presenta en forma de informe, periodico, informes especiales y salidas de simulaciones matemáticas. La información producida es utilizada tanto por gerentes como por no gerentes para tomar decisiones que resuelven los problemas de la compañía.

Un modelo de MIS

La base de datos contiene los datos proporcionados por el AIS. Además, se introducen tanto datos como información desde el entorno. El software que produce informes periódicos y especiales usa la base de datos, y lo mismo hacen los modelos matemáticos que simulan diversos aspectos de las operaciones de la compañía. Las salidas el software son utilizadas por las personas encargadas de resolver los problemas de la compañía, el entorno participa cuando la compañía colabora con otras organizaciones, como podrían se sus proveedores, para formar un sistema de de información interorganizacional IOS, en tal caso, el MIS proporciona información a todos los miembros del IOS.

El concepto de subsistema de informacion organizacional

A medida que las compañías adquirieron experiencia en la implementación de diseños de MIS que abarcaran toda la compañía, los gerentes de ciertas áreas comenzaron a aplicar el concepto a sus propias necesidades. Estos sistemas de información funcionales, o subconjuntos del MIS adaptados para sastifacer las necesidades de información acerca de las áreas funcionales que tienen los usuarios, recibieron mucha publicidad en algunas áreas en poca publicidad en otras. Mercadotecnia fue la primera área en concebir la noción de un sistema de información funcional, y se trabajo mucho en tratar de describir la forma en que la computadora podía aplicarse a toda la gama de operaciones de mercadotecnia.

El área de manufactura también adopto de manera entusiasta el procesamiento computarizado y aplico la tecnología como un sistema de información conceptual y también como un componente del sistema de manufactura físico. Tecnología como los robots de fabrica y los sistemas transportadores controlados por computadora son ejemplo de computación de los procesos de manufactura físicos. Los esfuerzos por aplicar la computadora como sistema conceptual pocas veces se incluyeron dentro del área de sistemas de información de manufactura. Mas bien, se adoptaron nombres como planificación de necesidades materiales (MRP material requirements planning) y manufactura integradas a las computadoras (CIM, computer-integrated manufacturing). Qui agrupamos todas estas aplicaciones bajo el nombre de sistemas de información de manufactura. Así mismo, el área financiera no adopto el nombre se sistema de información financiera, aunque allí abundan los sistemas de información computarizado.

Software para la redaccion de informes

El software de redacción de informes consiste en programas que producen informes tanto periódicos como especiales. Si usted tomara un informe del escritorio de un gerente, no podría sabes si se trata de de un informe periódico o de un informe especial. Ambos pueden verse exactamente iguales. Lo que lo distingue es la forma en se dispara la producción

Informe periódico: un informe periódico se prepara según cierto programa. Un ejemplo seria un análisis de ventas mensual por cliente. Puesto que tales informes eran característicos de los sistemas operados con tarjetas perforadas y teclas antes de la era de la computadoras, constituyeron todas las salidas de información de los primeros MIS. Por esta razón es común leer o escuchar que es un MIS esta limitado a producir informes periódicos. Tal visión es difícil de aceptar en vista del alto nivel de sostificacion que alcanzan los ejemplo de MIS contemporáneos.

Informes especiales: un informe especial se prepara cuando sucede algo fuera de lo ordinario. Un ejemplo es un informe de accidente; otro es una respuesta a una consulta de base de datos. Los informes especiales tienen una característica de actualidad que generalmente no poseen los informes periódicos. Un informe especial puede describir algo que todavía esta sucediendo o que acaba de suceder, y puede abordar un tema de interes especial para el usuario que en este momento.