jueves, 22 de enero de 2009
Introduccion
El MIS proporciona información a los usuarios en forma de informes y salidas de simulaciones hechas con modelos matemáticos. Los informes y las salidas de los modelos se pueden preparar en forma tabular o grafica.
Las influencias del comportamiento siempre son importantes para el desempeño de los sistemas de información, pero en el caso de los sistemas de información organizacional como el MIS son cruciales. Los gerentes y los especialistas en información pueden establecer programas diseñados para transformar en resultados positivos los efectos negativos de las influencias del comportamiento.
El MIS refleja el deseo de los ejecutivos de poner la computadora a disposición de todos los que resuelven los problemas de la compañía. Una ves que el MIS esta instalado y funcionando según lo planteado, puede ayudar a los gerentes y otros usuarios tanto dentro como fuera de la compañía a identificar y entender los problemas.
¿Que es un MIS?
Las compañías tenían un punto a su favor durante esos tiempos difíciles: al realizar las tareas de procesamiento de datos la computadora se aplicaba exactamente de la misma manera que las maquinas operadas con teclas y con tarjetas perforadas. Las tareas del sistema de información contable (AIS) estaban bien definidas y afectaban primordialmente los departamentos de contabilidad de la compañías. La implementación de los sistemas consistía básicamente en transformar las rutinas antiguas a una forma computarizada.
Primeros esfuerzos de MIS
Con los AIS establecidos y funcionando, ni los especialistas en información de las compañías ni los fabricantes de computadoras querían que la actividad de computo se estancaran, así que buscaran nuevas áreas de aplicación. No pasó mucho tiempo antes que se dieran cuenta de que la producción de información de los AIS dejaba mucho que desear. Durante muchos años la tecnología – las maquinas operadoras con teclas y con tarjetas perforadas – había sido incapaz de proporciona información a la gerencia. Cuando la gente se dio cuenta de que la computadora podía cerrar esa brecha, la tarea le pareció sencilla.
Las compañías que intentaron introducir los primeros MIS se dieron cuenta de que la tarea estaba muy lejos d ser sencilla. Resulto que la barrera más difícil de superar la formaban los gerentes. Como grupo, los gerentes nada sabían de computadoras ellos conocían su trabajo, y habían desarrollado estrategias para resolver problemas, pero no habían meditado formalmente en el papel que la información desempeñaba en sus actividades. El resultado es que para los gerentes era difícil expresar que necesitaba exactamente del MIS.
Este escenario era frustrante para los especialistas de información. Puesto que ellos sabían poco de administración, no sabían que preguntas hacer. Los especialistas de información decidieron que la única información era que los diseñara e implementaran sistemas para producir información que ellos creían que los gerentes necesitaban. Se hizo esto, pero en muchos casos las conjeturas de los especialistas de información estaban equivocadas, y nadie usaba sus sistemas.
Con el tiempo, a medida que los gerentes comenzaron a conocer las computadoras, tomaron conciencia de la lógica en la que basaban los procesos que ellos seguían para resolver problemas, y fueron capaces de describir sus necesidades de información los especialistas en informaron, por su parte, aprendieron los fundamentos de administración y a colaborar con los gerentes en el diseño de sistema de información. Los MIS se diseñaron para ajustarlos a las necesidades de los gerente, y finalmente se establecieron como una área importante de aplicación de las computadoras.
Una definicion de MIS
Un modelo de MIS
El concepto de subsistema de informacion organizacional
El área de manufactura también adopto de manera entusiasta el procesamiento computarizado y aplico la tecnología como un sistema de información conceptual y también como un componente del sistema de manufactura físico. Tecnología como los robots de fabrica y los sistemas transportadores controlados por computadora son ejemplo de computación de los procesos de manufactura físicos. Los esfuerzos por aplicar la computadora como sistema conceptual pocas veces se incluyeron dentro del área de sistemas de información de manufactura. Mas bien, se adoptaron nombres como planificación de necesidades materiales (MRP material requirements planning) y manufactura integradas a las computadoras (CIM, computer-integrated manufacturing). Qui agrupamos todas estas aplicaciones bajo el nombre de sistemas de información de manufactura. Así mismo, el área financiera no adopto el nombre se sistema de información financiera, aunque allí abundan los sistemas de información computarizado.
Software para la redaccion de informes
Informe periódico: un informe periódico se prepara según cierto programa. Un ejemplo seria un análisis de ventas mensual por cliente. Puesto que tales informes eran característicos de los sistemas operados con tarjetas perforadas y teclas antes de la era de la computadoras, constituyeron todas las salidas de información de los primeros MIS. Por esta razón es común leer o escuchar que es un MIS esta limitado a producir informes periódicos. Tal visión es difícil de aceptar en vista del alto nivel de sostificacion que alcanzan los ejemplo de MIS contemporáneos.
Informes especiales: un informe especial se prepara cuando sucede algo fuera de lo ordinario. Un ejemplo es un informe de accidente; otro es una respuesta a una consulta de base de datos. Los informes especiales tienen una característica de actualidad que generalmente no poseen los informes periódicos. Un informe especial puede describir algo que todavía esta sucediendo o que acaba de suceder, y puede abordar un tema de interes especial para el usuario que en este momento.
Incorporacion de la administracion por excepcion en los informes
La gerencia por excepción puede incorporarse en los informes básicamente de cuatro maneras:
Preparar el informe solo cuando ocurren excepciones: Un ejemplo de las salidas que el procesador de la información produce. El informe solo se imprime cuando los empleados trabajan horas extra; cada entrada del informe es una excepción.
Usar la secuencia del informe para destacar las excepciones: es posible ordenar los registros del informe en una secuencia ascendente o descendente con base en uno o más campos claves; este método dirige la atención del usuario hacia registros específicos.
Por ejemplo, un informe de los registros de ventas a clientes puede ordenarse en una secuencia descendente con base en el importe de ventas durante el mes en curso. De este modo, los clientes a los que mas se ha vendido aparecen primero, el gerente le presta mas atención.
Un ejemplo de uso de una secuencia ascendente es un informe de artículos con menor movimiento. Estos articulo s se listan en una secuencia ascendente, con base en volumen de ventas anuales a la fecha y se encuentran al principio de la lista por lo que el gerente dirige su atención hacia ellos.
Agrupar las excepciones: el informe puede diseñarse de modo que el gerente busque las excepciones en ciertas áreas, si al gerente le interesan las cuentas por cobrar que tienen mas de 90 días, examinara esa columna para encontrarlas.
Mostrar la variación respecto a la norma: las actividades reales se comparan con las actividades planeadas y la diferencia se presentan como una variación. Ejemplo, el gerente estudia las dos columnas de variación para detectar las cantidades muy grandes y muy pequeñas: las excepciones.
Simulacion
El escenario del modelo: usamos el término escenario para describir las condiciones que influyen en una simulación, por ejemplo, si usted esta simulando un sistema de inventarios, el escenario especifico el saldo inicial y las unidades que se venden cada día. Los elementos de datos que establecen los escenarios se llaman elementos de datos de escenario, podemos diseñar modelos de modo que los elementos de datos de escenario sean variables, lo que permitirá asignar diferentes valores.
Variables de decisión: los valores de entrada que el gerente introduce para evaluar su impacto sobre la entidad se denomina variable de decisión. Un ejemplo, las variables de decisión incluye la cantidad ordenada, el punto de reorden (resurtido) y la anticipación (el tiempo requerido para que el proveedor suministre las existencias de reabastecimiento)
Técnica de simulación: El gerente por lo regular ejecuta un modelo optimador una sola ves; el modelo produce la mejor solución para el escenario y variables de decisión dadas. Los modelos subptimadores, en cambio, tienen que ejecutarse una y otra vez, en busca de la combinación de variable de decisión que produzca un resultado sastifactorio. Este proceso iterativo de ensayar alternativas de decisión se conoce como juego de hipótesis.
Cada vez que se ejecuta el modelo, solo se debe modificar una de las variables de decisión, a fin de poder observar su influencia. De esta manera, quien resuelve los problemas descubre sistemáticamente la combinación de decisiones que llevara a la solución del problema.
Formato de las salidas de simulaciones: es recomendable incluir los elementos de escenario y las variables de decisión en la misma pantalla o página que las salidas, con semejante organización, siempre queda claro que entradas produjeron la salida.
Modelado matematico
Los modelos matemáticos se pueden clasificar términos de tres dimensiones: la influencia del tiempo, el grado de certidumbre y la capacidad para lograr una optimización.
Modelos estáticos o dinámicos: un modelo estático no incluye el tiempo como variable; se refiere al escenario en un momento dado. Podríamos compararlo con una instantánea. Un modo que incluye el tiempo como variable es un modelo dinámico. Este modelo representa el comportamiento de la entidad a lo largo del tiempo, como una película de cine.
Entradas del modelo
Ventajas y desventajas del modelado
el proceso de modelado puede ser una experiencia de aprendizaje. Siempre se aprende algo nuevo acerca del sistema físico con cada proyecto de modelado.
2.- la rapidez del proceso de simulación permite considerar un mayor numero de alternativas porque confiere la capacidad de evaluar el impacto de las decisiones en un tiempo corto. En cuestión de minutos podemos simular varios meses, trimestres o años de operación de la compañía.
3.- los modelos proporcionan una capacidad de predicción una mirada al futuro que no ofrece ningún otro método e producción de información.
4.-los modelos son menos costosos que el método de ensayo y error. El proceso de modelado es costoso en términos de tiempo de desarrollo y del software y hardware requeridos para las simulaciones, pero tal costo es mucho menos que el de las malas decisiones
Estas ventajas de modelado se pueden contrarrestar hasta cierto punto por dos desventajas básicas:
1.- la dificultad para modelar un sistema de negocios produce un modelo que no captura todas las influencias sobre la entidad.
2.- se requiere un alto grado de habilidad matemática para crear personalmente modelos más complejos. También se requiere esas habilidades para interpretar correctamente las salidas.
Durante mucho tiempo la mayoría de los gerentes pensó que las desventajas del modelado rebasaban a las ventajas. Al parecer, ese escenario esta cambiado gracias a una combinación de herramientas de modelado mas amables con el usuario y de gerentes con mayores conocimientos de computación e información.
Salidas Graficas
Cuando usar graficas:
1.- se desea un resumen rápido de los datos
2.- se intenta detectar tendencia con el tiempo
3.- se pronostican actividades
4.- se desea recibir impresiones relativamente sencillas de una cantidad muy grande de información.
Los investigadores sugirien usar un presentación tabular cuando es necesario leer los datos individuales.
Cuales graficas deben usarse:
1.- las graficas lineales o de barra son preferibles para resumir los datos.
2.-Las graficas de línea o de barra agrupadas no son buenas para mostrar tendencias con el tiempo.
3.-las graficas de barra agrupadas son mejores que las de pastel para presentar las partes de un todo.